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Checkliste für Druckdokumente --- Fehler vermeiden

Schon beim Erstellen eines Dokuments lassen sich viele Fehler vermeiden, hier finden Sie Infos darüber.




Programme, die auf unseren Kundencomputern installiert sind


Office-Programme

Microsoft Word 2007, 2013

Microsoft Excel 2007, 2013

Microsoft PowerPoint 2007, 2013

Microsoft Publisher 2007, 2013

Adobe Acrobat Reader XI

Open Office 4.1

Bildbearbeitungsprogramme

Adobe Photoshop 5.0 LT

GIMP 2

Microsoft Fax und Foto Editor (Windows XP)

Windows Fotoanzeige (Windows 7)

Windows Paint

Microsoft Picture Viewer


Die oben genannten Programme können Sie bei uns kostengünstig in Selbstbedienung nutzen und damit Ihre Dokumente editieren, bearbeiten und ausdrucken.


Wenn Sie mit einem Programm arbeiten, das auf unseren Computern nicht installiert ist (z.B. Illustrator, QuarkXPress, etc.) dann sollten Sie Ihr Dokument in eine PDF-Datei umwandeln und damit zu uns kommen. Bei uns können Sie Ihre PDF-Datei ausdrucken.


Wenn Sie keinen Windows-PC haben, sondern z.B. auf Macintosh oder unter Linux arbeiten, so sind in der Regel die dort verwendeten Programme nicht auf unseren Windows-PCs vorhanden. Auch in dem Fall können Sie bei uns ausdrucken, indem Sie Ihre Dateien in PDF konvertieren, aber achten Sie darauf, dass Sie die Schriften mit einbinden (siehe auch unten im Text).




Sonderfall:   Macintosh-User ---> Ausdruck vom Windows PC


Sie haben Ihre Texte mit einem Macintosh Computer geschrieben und wollen sie gerne bei uns ausdrucken.

Bitte achten Sie darauf, dass der USB-Stick, mit dem Sie Ihre Dokumente mitbringen, für PCs formatiert ist. Alternativ können Sie Ihre Dokumente auch im Internet in Ihrer Cloud oder in Ihrem eMail-Postfach abspeichern und bei uns downloaden.




Hohe Kosten durch unnötige Farbdrucke vermeiden


Farbe oder Schwarz/Weiss

Unsere Drucker können automatisch erkennen, ob eine Seite Farbpigmente enthält, oder alles Schwarz/Weiß angelegt ist. Im Idealfall brauchen Sie nur Ihr gesamtes Dokument an den Farbdrucker zu senden und er teilt die richtige Anzahl Farbseiten und Schwarz/Weiß Drucke auf.


Leider können beim Erstellen eines solchen Dokuments auch Fehler entstehen, die der Autor meist unbewusst macht und die leicht zu vermeiden wären. In so einem Fall kann es passieren, dass eine Seite, die der Anwender gerne schwarz/weiß gedruckt haben möchte, dennoch vom Drucker als Farbseite erkannt wird. Das ist ein erheblicher Kostenfaktor. Daher geben wir hier einige Hinweise, wie Fehler entstehen, und wie sie korrigiert werden können.


Farbdrucke sind teurer als Schwarz/Weiß-Drucke

...daher versehentliche Farbseiten beim Erstellen des Dokuments im Vorhinein vermeiden!!.


Farb-Überprüfung vor dem Druck

Sie haben die Möglichkeit Ihre Druckaufträge von uns überprüfen zu lassen, bevor der Druck auf Papier freigegeben wird. Wir drucken nur dann, wenn Sie die Richtigkeit der Anzahl Farbseiten bestätigen.


Farbe und Schwarz/Weiß trennen

Sollte eine falsche Zahl Farbseiten erkannt worden sein, so können Sie gezielt aufteilen und verschiedene Druckaufträge nach Farbe und Schwarz/Weiß getrennt an den Drucker senden. So bestimmen Sie selber die richtige Anzahl Farbseiten.


Vorbereitung zuhause

Bereits beim Anlegen Ihrer Dokumente können Sie viele Fehler im Vorhinein ausschließen.



Scans aus einem Buch

Sie möchten gerne eine Grafik oder ein Bild aus einem Buch scannen und in Ihre Arbeit einbinden. Hierbei kann es passieren, dass der Scan Farbattribute erhält. Das liegt daran, dass der Default-Wert des Scanners "Farbe" ist. Wenn Sie diese Datei in Ihr Dokument einbinden, so wird die Seite vom Drucker als Farbseite identifiziert, selbst wenn alles Schwarz/Weiß aussieht.


Schwarz-Weiß-Scan richtig ausführen

Überprüfen Sie Ihr Scan-Programm und setzen Sie den Modus auf "Graustufen". Alternativ können Sie ihre gescannte Datei im Nachhinein mit Hilfe von Photoshop per Modus-Änderung in "Graustufen" umsetzen und abspeichern. Wenn Sie dann eine so erstellte Graustufen Datei in Ihr Dokument einbinden, so wird die Seite richtig als Schwarz/Weiß Seite erkannt.


Kopf- oder Fußzeile - Seitenzahl

Microsoft Word bietet die Möglichkeit sich ein Design für die Anzeige der Seitenzahl auszusuchen. Hierbei gibt es einige Designs, die außer rein Schwarz noch Pigmente anderer Farben enthalten. Dadurch wirkt das Schwarz satter. Ein solches Schwarz wird als "Special Black" bezeichnet und hat den gravierenden Nachteil, dass es jede Seite Ihres Dokuments zur Farbseite macht. Aber wer will nur für das Design einer Seitenzahl teure Farbseiten bezahlen?


Seitenzahl Design in Schwarz/Weiß wählen

Wählen Sie ein schlichtes Design für Ihre Seitenzahl, das ohne Farbpigmente auskommt. Sollte Ihnen so ein schlichtes Design nicht gefallen, dann können Sie z.B. rechts und links davon einen Gedankenstrich in Schwarz einfügen.


Kopf- oder Fußzeile - Firmenlogo

Möglicherweise möchten Sie gerne das Logo der Firma für die Sie arbeiten oder der Hochschule an der Sie studieren in die Kopfzeile Ihres Dokuments einfügen. Wenn Sie ein farbiges Logo wählen wird dadurch jede Seite farbig.


Logo oder Bild in Graustufen umsetzen

Sie können das Logo mit Photoshop editieren und den Modus in "Graustufen" umsetzen. Das sollten Sie grundsätzlich mit allen Bildern und Grafiken machen, die Sie in Schwarz/Weiß gedruckt haben möchten, selbst wenn das Bild optisch grau aussieht, so könnte es Farbpigmente enthalten. Diese setzen Sie um indem Sie den Modus in "Graustufen" ändern.


Seiteneinrichtung:   Papiergröße, Schriftarten (Fonds), einseitig / doppelseitig


Papiergröße beachten

Wir befinden uns in Deutschland und arbeiten mit DIN A4 oder A3 Papieren.


Seite einrichten

Wenn Sie ein neues Dokument beginnen, sollten Sie als erstes die Seiteneinrichtung aufrufen und dort das gewünschte Papierformat wählen. Ausserdem sollten alle Seitenränder mindestens 1 cm betragen.


Schriften

Es gibt eine Vielzahl von Schriften. Wenn Sie in die Systemsteuerung Ihres Computers schauen, in der Rubrik "Schriftarten", dann können Sie sehen, welche Schriften auf Ihrem Computer installiert sind. Wenn Sie jetzt einen Text mit einer bestimmten Schriftart schreiben, so wird Ihnen Ihr Text im WYSIWYG Verfahren angezeigt, so wie er aussehen würde, wenn er auf dem Drucker gedruckt würde, der in Ihrem Compter als Systemdrucker hinterlegt ist.


Wenn Sie jedoch jetzt Ihr Dokument auf einem Datenträger abspeichern und damit zu einem Computer gehen, auf dem die von Ihnen benutzte Schriftart (z.B. Chinesisch etc.) nicht im System hinterlegt ist, so kann kein Ausdruck damit gemacht werden. Das Druckprogramm findet die Schriftart nicht und muss daher eine Ersatzschriftart wählen. In der Regel ist das COURIER. Und das sieht dann ganz und gar nicht so aus wie Sie es haben wollten.


Problemlösung

Benutzen Sie gängige Schriftarten, die auf jedem System installiert sind. Wir haben alle gängigen Windows- und Word- Schriftarten installiert.


.... oder


Beim Erstellen Ihrer Datei verwenden Sie die Schriftart Ihrer Wahl und für den Druck in unserem Copyshop wandeln Sie Ihre Datei um in eine PDF-Datei unter Einbindung der Schriftarten. Erstellen Sie also bitte eine PDF-Datei und geben falls notwendig in den Druckparametern an, dass Sie die Schriftarten einbinden wollen.


Doppelseitig drucken

Beim doppelseitigen Drucken (auch Duplex genannt) wird jedes Blatt Papier sowohl vorne als auch hinten bedruckt. Das hat auch Einfluss auf Seiten, für die keine Rückseite vorgesehen ist (z.B. das Deckblatt). Es ist in der Regel nicht gewünscht, dass auf der Rückseite des Deckblatts bereits das Inhaltsverzeichnis gedruckt wird.


Auch auf die Seitenzahlen sollte dringend geachtet werden. Wenn die Seitenzahl am rechten Rand stehen soll, so ist dieser auf der Rückseite links. Es sieht jedoch nicht gut aus, wenn die Seitenzahl auf der Rückseite innen an der Bindekante platziert ist. Es muss also die Seitenzahl abwechselnd rechts oder links stehen, je nachdem, ob die Seite eine Vorder- oder eine Rückseite ist.


Problemlösung

Die einfachste Methode ist, als zweite Seite eine Leerseite einzufügen. In Word wird dazu einfach ein zusätzlicher Seitenumbruch eingefügt. Dadurch wird beim doppelseitigen Druck auf der Rückseite ein weißes Blatt "gedruckt". Bitte überprüfen Sie Ihr Dokument dahingehend, dass überall wo leere Rückseiten gewünscht sind ein Leerblatt eingefügt ist.


Bei der Einrichtung des Dokuments wird unter "Seite einrichten" das Dokument als doppelseitig deklariert. Word ordnet dann die Seitenzahl abwechselnd rechts oder links an. Optisch macht es sich auch sehr gut, wenn bei der Seiteneinrichtung der innere Rand (Bindekante) etwas breiter definiert wird als der äußere Rand (z.B. innen 3 cm, außen 2 cm.)



Wahlweise doppelseitig oder einseitig

Ein Sonderfall ist ein Dokument, das sowohl doppelseitig als auch einseitig gedruckt werden soll.


Achtung: Unsere Drucker sind standardmäßig auf einseitig vorkonfiguriert, können aber problemlos vollautomatisch doppelseitig drucken.


Problemlösung

Hier empfiehlt es sich die Seitenzahl mittig zu setzen und beim einseitigen Druck die Leerseiten zu entfernen.


Beim Drucken muss die Funktion "Doppelseitig" angewählt werden. Bitte äußern Sie Ihre Wünsche, damit wir Ihnen die richtige Einstellung zeigen können.



Dies waren einige hilfreiche Tipps für die Erstellung Ihrer Dokumente. Wir hoffen, Sie haben davon keinen Schreck gekriegt, nur weil viel Text dort steht. Es ist nicht kompliziert und für den letzten Schliff Ihrer Ausdrucke können Sie uns jederzeit gerne befragen..


Wir machen auch Veröffentlichungen im Internet auf Presseplattformen, in denen wir auf wichtige Punkte des Designs einer Examens- arbeit hinweisen. Wer weitere Informationen lesen möchte kann z. B. hier klicken: Pressejournal.info




 

Hast Du noch Fragen? - Kontakt Telefon 040-4504000


Sind noch Fragen offen? Dann ruf mich einfach an.

 

Mein Name ist Corinna und Du erreichst mich während unserer Öffnungszeiten:


Öffnungszeiten Sommer-Semesterferien
Mo - Fr 9:00 - 15:00 Uhr

unter der Telefonnummer +49 (0)40 450 4000.

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Unter dieser Telefonnummer kannst Du Dich auch bei uns zum Druck Deiner Examensarbeit anmelden. Wenn wir rechtzeitig Bescheid wissen, können wir uns noch besser auf Deine Wünsche einstellen.

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